Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 19 oktober 2026

MKLine is een AI-receptionist voor Nederlandse bedrijven. In deze verklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, met wie we ze delen en wat jouw rechten zijn.

Wie zijn wij

Twee rollen

We hebben twee rollen, en dat bepaalt wie verantwoordelijk is voor de gegevens:

• Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van bezoekers van onze website, aanmeldingen, offerteaanvragen en onze eigen klanten (de ondernemers die MKLine gebruiken).
• Verwerker voor de gegevens van de bellers en klanten van onze klanten. Als een klant van een kapsalon of rijschool belt naar de AI-receptionist, is de kapsalon of rijschool verantwoordelijk voor die gegevens. Wij verwerken ze alleen in opdracht en volgens een verwerkersovereenkomst.

Welke gegevens we verwerken

• Aanmelding en account: naam, bedrijfsnaam, branche, e-mailadres, telefoonnummer en inloggegevens. Wachtwoorden worden alleen versleuteld (gehasht) opgeslagen. Bij tweestapsverificatie bewaren we het geheim versleuteld.
• Gebruik van de dienst: gesprekken met de AI-receptionist, inclusief transcripties en, als dat is ingesteld, opnames; afspraken (naam, telefoonnummer, dienst, datum en tijd) en berichten via WhatsApp.
• Betalingen: facturatiegegevens en abonnementsstatus. Betalingen lopen via Stripe. Wij zien en bewaren je volledige kaartgegevens niet.
• Website en techniek: technische gegevens zoals IP-adres en foutmeldingen, voor beveiliging en om storingen op te lossen. We gebruiken functionele opslag in je browser, bijvoorbeeld om je keuze voor een lichte of donkere weergave te onthouden. Bezoeken aan onze website tellen we zonder cookies: we bewaren geen IP-adressen, alleen een code die elke dag verandert, de pagina en de bron (bijvoorbeeld een advertentie).
• Advertentiecookies (alleen met toestemming): als je in de cookiemelding op "Akkoord" klikt, plaatsen we de Meta Pixel. Daarmee meten we welke advertenties op Facebook en Instagram werken (bijvoorbeeld of iemand zich na een advertentie aanmeldt). Kies je "Alleen noodzakelijk", dan plaatsen we niets. We onthouden je keuze 12 maanden; daarna vragen we het opnieuw. Je kunt je keuze altijd wijzigen via cookie-instellingen.

Waarvoor en op welke grondslag

We verwerken alleen gegevens als daar een grondslag uit artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor is:

• Overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b): het leveren van de dienst, je account, betalingen en het contact over je abonnement. Zonder deze gegevens kunnen we de dienst niet leveren.
• Wettelijke plicht (sub c): de administratie die we volgens de belastingwet 7 jaar bewaren.
• Gerechtvaardigd belang (sub f): het beveiligen en verbeteren van de dienst, het beantwoorden van vragen en offerteaanvragen, en websitestatistieken zonder cookies. Je kunt hiertegen altijd bezwaar maken.
• Toestemming (sub a): advertentiecookies en marketingmails. Je kunt je toestemming altijd intrekken, via de cookie-instellingen onderaan de website of de afmeldlink in de mail. Dat geldt vanaf het moment van intrekken.

Voor de gegevens van bellers en klanten van onze klanten bepaalt de ondernemer de grondslag; wij verwerken die gegevens in zijn opdracht volgens onze verwerkersovereenkomst.

Een AI als gesprekspartner

De receptionist is een AI-systeem. Gesprekken worden automatisch verwerkt om afspraken in te plannen en kunnen worden getranscribeerd en opgenomen voor de ondernemer. Ondernemers die MKLine gebruiken, zijn zelf verantwoordelijk voor het informeren van hun bellers. De receptionist stelt zich aan het begin van elk gesprek voor als digitale AI-receptionist en is eerlijk als iemand ernaar vraagt.

Geen geautomatiseerde besluiten

We nemen geen besluiten die alleen op automatische verwerking berusten en waaraan voor jou rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen verbonden zijn (artikel 22 AVG). De receptionist plant afspraken in op basis van de agenda van de ondernemer; wie twijfelt of iets anders wil, kan altijd om een terugbelverzoek vragen. We maken geen profielen voor reclame met gegevens van bellers.

Met wie we gegevens delen

We schakelen verwerkers in voor onderdelen van de dienst. Daarmee hebben we afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid:

• Supabase: opslag van de database.
• Railway: hosting van de applicatie.
• Retell AI, en voor stemmen ElevenLabs: de spraakassistent.
• Twilio: telefonie en WhatsApp-berichten.
• Stripe: betalingen en abonnementen.
• Resend: het versturen van e-mails.
• Google: de koppeling met je agenda, als je die instelt.
• Sentry: het opsporen van technische fouten.

Sommige van deze partijen verwerken gegevens (deels) buiten de Europese Economische Ruimte, vooral in de Verenigde Staten. Dat gebeurt alleen met een passende waarborg uit hoofdstuk V van de AVG: het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een kopie van die waarborgen kun je bij ons opvragen. We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken gesprekken niet om AI-modellen te trainen.

Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. We verwijderen automatisch:

• opnames, samenvattingen en uitgeschreven tekst van gesprekken na 90 dagen, ook de kopie bij onze spraakpartner;
• het logboek van wat de receptionist deed na 12 maanden;
• afgehandelde terugbelverzoeken na 180 dagen;
• alle gegevens van een klant 90 dagen nadat zijn abonnement is beëindigd.

Facturen en betaalgegevens bewaren we 7 jaar, omdat de belastingwet dat verplicht. Afspraken en klantgegevens bewaren we zolang het abonnement loopt; de ondernemer kan ze altijd zelf verwijderen. Websitestatistieken bevatten geen persoonsgegevens.

Beveiliging

De verbinding met onze website is versleuteld. Toegang tot het dashboard is beschermd met een wachtwoord en optioneel tweestapsverificatie. We geven medewerkers en leveranciers alleen toegang tot wat ze nodig hebben. Elk bedrijf ziet alleen zijn eigen gegevens.

Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering ("vergetelheid") en beperking van je gegevens, het recht om je gegevens over te dragen, en het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct marketing (artikelen 15 tot en met 21 AVG). Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken. Mail naar info@mkline.nl; we reageren binnen een maand en kunnen je vragen te bewijzen wie je bent. Klanten kunnen hun gegevens ook zelf downloaden in het dashboard. Gaat het om een gesprek met het bedrijf dat jij hebt gebeld, dan verwijzen we je door naar dat bedrijf. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Functionaris gegevensbescherming

We hebben geen functionaris gegevensbescherming aangesteld, omdat dat voor ons niet verplicht is. Vragen over privacy beantwoordt de eigenaar zelf via info@mkline.nl.

Datalekken

Gaat er toch iets mis met persoonsgegevens, dan volgen we een vaste procedure: we beperken de schade, melden het waar nodig binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren de betrokkenen als het risico hoog is. Klanten van wie wij gegevens verwerken, horen het binnen 36 uur van ons.

Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.